Setup-Guide

Diese Anleitung geht davon aus, das zuvor Librebiz, ActiveMQ und PostgreSQL gemäß Anleitung für Debian GNU/Linux oder der allgemeinen Anleitung für GNU/Linux installiert wurden.

Initialer Setup

Die im Rahmen des initialen Setup einzugebenden Firmendaten werden in den Geschäftsdokumenten in Kopf- und Fußzeile verwendet. Spätere Änderungen und Ergänzungen sind jederzeit möglich.

Im ersten Abschnitt muss der Name der Person aus der Geschäftsleitung angegeben werden, die in der Fußzeile der Dokumente an erster Stelle erscheinen soll. Zu diesem Mitarbeiter wird auch ein initiales Benutzerkonto mit Administrationsberechtigung erstellt.

Sofern die einzutragende Person keine Aministrationsberechtigung erhalten soll, wird mit diesem Konto im Anschluss der Mitarbeiter angelegt, der die Funktion tatsächlich wahrnimmt. Das vorhergehende Administratorenkonto kann hiernach bei Bedarf beschränkt und auch deaktiviert werden.

Hinweis: Die Anwendung macht keinerlei Vorgaben hinsichtlich der Beschaffenheit von Passwörtern. Es sollte ungeachtet dessen strikt auf die Verwendung sicherer, d.h. schwer erratbarer Passwörter geachtet werden.

  • Anwendung im Browser aufrufen und mit Benutzernamen osserp-setup und Passwort osserp_init einloggen.
  • Auf der linken Seite des Formulars werden die Firmendaten eingetragen.
  • Auf der rechten Seite wird die erste Person der Geschäftsführung eingetragen. Dieser Name erscheint in der Fußzeile des Briefpapiers, weitere können im Anschluss bzw. jederzeit nachgetragen werden.
  • Im unteren Abschnitt wird der Loginname für dieses Geschäftsführungskonto eingegeben. Eine gute Wahl wäre z.B. emustermann, soferm der Name der Geschäftsführerin Erika Mustermann lautet.
  • Abschliessend muss noch das aktuelle und ein neues Passwort eingegeben und sogleich bestätigt werden.

Das Absenden des Formulars beendet die initiale Sitzung unmittelbar.

Nach Beendigung der initialen Sitzung erfolgt die erneute Anmeldung mit dem Loginname und Passwort des zuvor definierten Kontos der Geschäftsführung. Das Setup-Konto ist aus Sicherheitsgründen nicht mehr vorhanden.

Weitere Mitarbeiter mit Administrationsberechtigung

Ob ein Benutzerkonto Administrationsberechtigung hat, wird alleine anhand der Gruppenzugehörigkeit und den zugeteilten Berechtigungen entschieden.

Wenn das vorhergehend angelegte Benutzerkonto der Geschäftsführung nicht für die Administration verwendet werden soll oder eine andere Person die Konfiguration durchführt, wird hierzu einfach ein weiterer Mitarbeiter angelegt und mit entsprechenden Berechtigungen ausgestattet.

  • Privaten Kontakt anlegen, bei der anschliessenden Auswahl des Typs Mitarbeiter auswählen und diesen entsprechend seiner Rolle im Unternehmen hinsichtlich Standort und Gruppen konfigurieren.
  • Über den Link Systemzugriff gelangt man zur Auswahl der Berechtigungen und je nach eingestellter Gruppenzugehörigkeit sind auch bereits Berechtigungen zugeteilt.
  • Für die Administration ist es ausreichend, einem Konto die Berechtigungen Organisation Administration sowie Rechte einräumen zuzuweisen. Siehe hierzu auch die Hinweise im Abschnitt Berechtigungen Einstellen.
  • Nachdem diese Berechtigungen zugewiesen sind, kann man sich mit dem eigenen Konto einloggen und die folgenden Schritte ausführen.

Konfiguration der Firma vervollständigen

  • Über Kontakte / Suchen in der folgenden Liste die Firma aufrufen und Mandant auswählen.
  • Bei Mandant die fehlenden Daten wie Umsatzsteuernummer, zuständiges Registergericht, Bankverbindungen, usw. vervollständigen.
  • Wenn ein Logo im Briefkopf verwendet werden soll, muss das vorhandene Dummy-Bild ersetzt werden. Hierbei sollte unbedingt die Dateigröße beachtet werden und das vorhandene Logo diesbezüglich als Referenz dienen.
  • Unter Druckoptionen können die Abmessung und Positionierung des Logos angepasst und eine Testseite gedruckt werden.
  • Wenn kein Logo verwendet werden soll, z.B. weil es bereits im Briefpapier aufgedruckt ist, kann das ebenfalls in den Druckoptionen eingestellt werden.

Wenn das Erscheinungsbild der Testseite und die enthaltenen Angaben zur Firma korrekt und vollständig sind, ist die Konfiguration des Systems abgeschlossen.

Berechtigungen Einstellen

Während die allermeisten Tätigkeiten im System sehr einfach zu erledigen sind, erfordert die Einstellung passender Berechtigungen eine gewisse Einarbeitung und Erfahrung.

  • Eine Berechtigung kann andere Berechtigungen beinhalten, z.B. ist es nicht notwendig, das Recht Vertrieb allgemein zuzuweisen wenn bereits die Berechtigung Leitung Vertrieb zugewiesen ist.
  • Manche Berechtigungen sind implizit bereits über die Gruppenzugehörigkeit erteilt und die Anwendung prüft nur, ob die Gruppe als solches zugewiesen ist.
  • Andere Berechtigungen sind in der Wirkung letztlich Beschränkungen

Diese Sachverhalte führen dazu, dass sehr fein granulierte Berechtigungsprofile erstellt werden können. Auf der anderen Seite birgt es eine gewisse Komplexität beim Erstellen solcher Profile.

Die Anwendung ist nach der Installation so eingestellt, das die Berechtigungen für das Ausführen der täglichen Aufgaben alleine durch Zuweisung der für die Tätigkeit passenden Gruppe bereits vorhanden sind.

Den Gruppen können einzelne Rechte zugewiesen werden. Wird ein Mitarbeiter zur Gruppe hinzugefügt, werden alle Rechte die der Gruppe zugewiesen sind auch beim Konto des Mitarbeiters eingestellt. Wird eine Gruppe entfernt, werden alle Rechte wieder entfernt -sofern das Recht nicht durch eine andere der zugewiesenen Gruppe abgedeckt ist.

In der Praxis hat sich das folgende Vorgehen bestens bewährt:

  • Niemals einem Konto einfach alle Rechte zuteilen. Das Konto wird hiernach aufgrund der vorgenannten Rechtestruktur mit den Beschränkungen unmittelbar derart unbrauchbar, das nach erfolgreichem Einloggen keinerlei Aktionen mehr möglich sind!
  • Keine Berechtigungen einfach dem Namen nach und/oder ohne konkreten Anlass zuweisen.
  • Keine Berechtigungen direkt dem Mitarbeiterkonto zuweisen.
  • Konfiguration ausschlieslich indirekt über Zuweisung passender Gruppen vornehmen, d.h.
  • Gruppe um jeweilige Berechtigungen ergänzen, wenn Mitarbeitern einer Gruppe feststellen das Berechtigungen fehlen. Die Berechtigung wird dann automatisch allen Mitarbeitern in der Gruppe zugewiesen.

Support

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